Hvidvaskloven er sjældent problemet. Dokumentationen er. De fleste revisorer og bogholdere kender kravene udmærket og udfører kundekendskabsproceduren, når en ny kunde kommer ind. Udfordringen kommer to år senere, når nogen spørger, hvad der blev gjort, og hvor det ligger.
Det typiske mønster
Legitimationen blev taget ved opstart. Pas-kopien ligger i en mail. Ejerforholdene blev tjekket i Det Centrale Virksomhedsregister, men skærmbilledet blev aldrig gemt. Risikovurderingen blev lavet i hovedet på den medarbejder, der sad med kunden — og den medarbejder er stoppet.
Intet af det er ulovligt i sig selv. Men når dokumentationen ikke kan findes, er det i praksis det samme som ikke at have den.
Hvad der skal kunne fremvises
Uden at gå ind i en juridisk gennemgang er det i praksis disse ting, der skal kunne findes frem på den enkelte kunde:
- Hvem er kunden, og hvem er de reelle ejere.
- Hvordan blev identiteten bekræftet, og hvornår.
- Hvilken risikovurdering blev lavet, og hvad byggede den på.
- Hvad er forretningsforbindelsens formål og omfang.
- Hvornår blev oplysningerne sidst ajourført.
Det centrale ord er “på den enkelte kunde”. Ikke i en fællesmappe, ikke i en mailtråd, ikke i et regneark, som én person vedligeholder.
Derfor ligger kundekendskabet på kunden
I GoView er kundekendskabet en del af kundekortet. Dokumentationen opbevares på den enkelte kunde sammen med aftalebrev, korrespondance, dokumenter og de regnskaber, I har lavet. Når nogen spørger, er det ét opslag og ikke en eftersøgning.
Det har en sidegevinst, der betyder mere i hverdagen end selve compliance-delen: når en ny medarbejder overtager en kundeportefølje, kan vedkommende se, hvad der er lavet, uden at skulle spørge sig for.
Løbende opdatering, ikke et engangsarbejde
Kundekendskab er ikke noget, der klares ved opstart og så ligger stille. Ejerforhold ændrer sig, selskaber skifter aktivitet, og oplysninger bliver forældede. Når dokumentationen ligger samlet på kunden med dato, kan I se, hvad der trænger til at blive kigget efter, i stedet for at opdage det den dag, det bliver et problem.
Vil du se, hvordan det ser ud i praksis? Ring på 43 330 330, eller læs mere om GoView.