Databehandleraftale

Indgået mellem

Dataansvarlige
Virksomhed
Adresse
Post nr. By
CVR. Nr.:

og

Databehandleren
LetRegnskab.dk ApS
C.F. Richs Vej 99 D, st.
2000 Frederiksberg
CVR. Nr.: 30 00 46 71

Indhold

1. Baggrund for databehandleraftalen
2. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
3. Databehandleren handler efter instruks
4. Fortrolighed
5. Behandlingssikkerhed
6. Anvendelse af underdatabehandlere
7. Bistand til den dataansvarlige
8. Underretning om brud på persondatasikkerheden
9. Sletning og tilbagelevering af oplysninger
10. Tilsyn og revision
11. Ikrafttræden og ophør
12. Underskrift
Bilag A: Oplysning om behandling
Bilag B: Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere
Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

1. Baggrund for databehandleraftalen

1.1 Denne databehandleraftale omhandler de rettigheder og forpligtelser, der finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af data samt personligoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

1.2 Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

1.3 Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes aftale om licenserede services.

1.4. Databehandleraftalen og aftalen om licenserede services er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige aftalen om licenserede services – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

1.5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i aftalen om licenserede services.

1.6. Til denne aftale hører tre bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

1.7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

1.8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

1.9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

1.10. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

1.11. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

2. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

2.1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2.2. Den dataansvarlige har både rettigheder og forpligtelser til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af data.

2.3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

3.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette
retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

3.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

4.1. Databehandleren sikrer, at kun personer, der er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, såfremt autorisationen fratages eller udløber.

4.2. Der må kun gives autorisation til personer, der opfylder databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

4.3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4.4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

5.1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, til at gennemføre passende foranstaltninger for sikre et sikkerhedsniveau, der stemmer overens med disse risici.

5.2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemfører foranstaltninger for at imødegå identificerede risici.

5.3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

6.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

6.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

6.3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om
eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

6.4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

6.5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

6.6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

6.7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren.
Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6.8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

6.9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

7. Bistand til den dataansvarlige

7.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes
rettigheder, som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

7.2. Databehandleren bistår så vidt muligt den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

8. Underretning om brud på persondatasikkerheden

8.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

8.2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 8.2., litra b, skal databehandleren – under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

9. Sletning og tilbagelevering af oplysninger

9.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

10. Tilsyn og revision

10.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

10.2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.

10.3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

10.4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

11. Ikrafttræden og ophør

11.1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

11.2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil. 11.3. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af aftalen om licenserede services.

11.4. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset aftalerne om licenserede services og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

12. Underskrift

Databehandleraftalen er underskrevet på vegne af:
12.1. Den dataansvarlige
12.2. Databehandleren

Bilag A: Oplysning om behandling

Formålet meddatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

• At den dataansvarlige kan anvende de tilkøbte licenser pr. cvr. pr. indkomstår til at indsamle og behandle oplysninger om den dataansvarliges kunder.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om:

• At databehandleren yder den dataansvarlige support i brugen af licenser jf. kontrakten mellem den dataansvarlig og databehandler.

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

• Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, cvr nummer på master og oprettede bruger i masterkontoen.
  
  For masters klienter vil det være navn, adresse, telefonnummer, cvr nummer, CPR-nummer, bogholderioplysninger til brug for årsregnskabet, bilag til selvangivelse og lignende økonomiske opgørelser for den dataansvarliges kunder.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

• Personer, som er eller har været kunder hos den dataansvarlige.

Behandlingens ikrafttrædelse:

• Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden.

Behandlingen har følgende varighed:

• Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges af en af parterne.

Bilag B: Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere.

Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 3 måneder før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 30 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten.

Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en “anden” behandling and aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.

Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/ instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

• Databehandleren yder den dataansvarlige support i benyttelsen af installeret software.

C.2 Behandlingssikkerhed
Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau i sine produkter og services, hvilket sikres ved relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger.

Endvidere har vore interne databeskyttelsespolitikker til formål at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtigheden og adgangen til personoplysninger.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine
Data, som den dataansvarlige stiller til rådighed for databehandleren til brug for en supportopgave, slettes ultimo den måned, hvor supportopgaven har været afsluttet i 3 måneder.

C.4 Lokalitet for behandling
Alle arbejdspladser hos databehandleren er bærbare computere eller lignende. Uanset fysisk placering er medarbejdernes adgang til services og databehandlerens systemer sikret på samme måde. Det indebærer blandt andet, at login og adgang til databehandlerens produktionsmiljø altid kræver to-faktor autentifikation med mindre login sker via VPN-forbindelse til hostingmiljøet.

C.5 Sikkerhedsforanstaltninger

• Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige sådanne oplysninger, som er nødvendige til at denne kan påse, at databehandleren og dennes underdatabehandlere overholder de krav, som er fastsat i databehandleraftalen, herunder at disse har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og, at foranstaltningerne overholdes.
• Databehandleren skal på den dataansvarliges skriftlige anmodning tilvejebringe dokumentation for, at sikkerhedsforanstaltninger er gennemført hos databehandleren.
• Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation og forudgående underskrift af tavshedserklæring.

C.6 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle Underdatabehandlere
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos underdatabehandleren, når der efter databehandlerens vurdering opstår et behov herfor.

Databehandleren skal sikre, at underdatabehandlere, der bistår databehandleren i forbindelse med opfyldelse af aftalen om licenserede services og databehandleraftalen, er underlagt forpligtelser, som svarer til forpligtelserne heri.

C.8 Tavshedspligt
Medarbejdere hos databehandler og underdatabehandlere er underlagt tavshedspligt, som den er beskrevet i revisorloven.