De fleste revisorer og bogholdere bruger ikke tid på selve årsrapporten. De bruger tid på alt det udenom: at finde sidste års tal, at rette en afskrivning der ikke stemmer, at sende dokumenter frem og tilbage til underskrift, og at finde ud af hvorfor balancen ikke går op efter en efterpostering.
Her er arbejdsgangen, som den ser ud, når den er skåret ind til benet.
1. Klienten oprettes én gang
Stamdata, CVR-nummer, regnskabsår og ejerforhold lægges ind én gang. Næste år overføres det hele til det nye regnskabsår sammen med primotal, anlægskartotek og de valg, der blev truffet sidste år. Det lyder banalt, men det er her en stor del af tidsforbruget forsvinder i huse, hvor hvert regnskab starter fra et tomt ark.
2. Den bogførte balance ind
Udgangspunktet er råbalancen fra bogføringen. Den indlæses, og herfra arbejder du videre i regnskabet i stedet for at taste tal om igen. Jo færre gange et tal skrives af, jo færre steder kan det blive forkert.
3. Efterposteringer og afstemning
Det er i dette trin, arbejdet ligger. Periodiseringer, hensættelser, afskrivninger, mellemregninger med ejeren, skyldig løn og feriepenge. Når efterposteringerne er på plads, skal balancen stemme igen, og det er typisk her fejlene opstår, fordi en postering rammer den forkerte side.
Derfor kører LetRegnskab over 1.000 automatiske kontrolleringer og valideringsceller undervejs. De fanger ikke bare den åbenlyse difference i balancen, men også de stille fejl: en note der ikke summer til hovedtallet, en afskrivning der ikke passer til anlægskartoteket, et skattemæssigt resultat der ikke hænger sammen med det regnskabsmæssige.
4. Skatten beregnes ud fra regnskabet
Skatteberegningen skal ikke laves i et regneark ved siden af. Den bygger på de samme tal som regnskabet, så den skattemæssige opgørelse følger med, når du retter noget. Det gælder både selskaber og personlige virksomheder, herunder virksomhedsordningen.
5. Dokumenterne genereres
Når regnskabet er færdigt, skal der ikke bygges dokumenter i hånden. Årsrapport, specifikationer, skattemæssige opgørelser og bilag til oplysningsskemaet kommer ud i ét hug, med jeres eget logo på forsiden. Det er jeres regnskab, kunden får i hånden.
6. iXBRL og underskrift
Årsrapporten skal indberettes til Erhvervsstyrelsen i iXBRL. Det er ikke et tilvalg, og det er ikke noget, der skal håndteres i et separat system bagefter. Det ligger i filen fra starten.
Underskriften kan sendes digitalt direkte fra sagen, så du ikke skal jagte fem ejere, der skal skrive under på papir.
Hvor tiden reelt går tabt
Erfaringen fra revisionshuse er, at tiden sjældent går med det faglige. Den går med at lede: efter sidste års mappe, efter den mail hvor kunden sendte kontoudtoget, efter den version af regnskabet der blev godkendt. Derfor ligger regnskabet på den samme kunde som dokumenter, korrespondance, tidsregistrering og kundekendskab. Ikke fordi det er smart at have alt samlet, men fordi det er dét, der fjerner søgetiden.
Vil du se arbejdsgangen på dine egne tal? Ring på 43 330 330, så viser vi den. Læs mere om opstilling af årsregnskab.